Interviewen van best practices: Een complete gids voor werkgevers

Goede sollicitanten besteden tijd aan het leren over je bedrijf en aan de voorbereiding van hun sollicitatiegesprek. Een gebrekkig sollicitatieproces kan er echter voor zorgen dat je geschikte sollicitanten over het hoofd ziet - of erger nog, ze naar je concurrenten jaagt. 

Daarom is het belangrijk om de juiste vragen te stellen en tegelijkertijd de sollicitatieervaring van de kandidaat te maximaliseren.

In dit artikel bespreken we een aantal belangrijke best practices voor het voeren van een effectief sollicitatiegesprek en bekijken we enkele dingen die je moet vermijden. Laten we meteen aan de slag gaan.

Best practices voor een effectief sollicitatiegesprek

Met een effectief sollicitatiegesprek haal je het beste uit je tijd met je sollicitanten en krijg je de informatie die je zoekt om een recruitmentbeslissing te nemen.

Om je sollicitatiegesprekken effectiever te maken, volgen hier enkele best practices en procedures:

1. Bereid je goed voor

Als je het cv van de kandidaat voor het eerst leest tijdens het sollicitatiegesprek, wekt dit niet de beste indruk. Neem vooraf de ervaring en achtergrond van je kandidaat door en doe zo nodig aanvullend onderzoek. 

Een goede voorbereiding helpt je om je op specifieke dingen te richten en betere vragen te stellen. Het laat ook een goede eerste indruk achter bij jou, waardoor de kans groter is dat de kandidaat voor jou wil werken.

Onthoud: je beoordeelt niet alleen de sollicitant, maar ook jou. Als ze de tijd en moeite hebben genomen om zich voor te bereiden, verwachten ze dat ook van jou.

2. Een prettige sollicitatieomgeving creëren

Creëer een omgeving waarin de kandidaat zich ontspannen kan voelen en in staat is om zichzelf te laten zien. Een goed sollicitatiegesprek moet tenslotte een gesprek zijn, geen ondervraging.

Als je een persoonlijk sollicitatiegesprek organiseert, zoek dan een rustige, besloten en gastvrije locatie. Bied ze water of koffie aan en begin met een licht gesprek om het ijs te breken. 

Als het sollicitatiegesprek wordt gevoerd via een videogesprek, kies dan voor dezelfde aanpak. Zowel jij als de kandidaat moeten je camera’s aan hebben staan om onhandigheid te minimaliseren en elkaars lichaamstaal te kunnen lezen.

Controleer of de kandidaat je duidelijk kan horen en zien en of je internetverbinding sterk is. Zorg er ook voor dat de omgeving rustig is; het is geen goed idee om bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek te houden in een drukke koffiebar of een rijdende trein. Als je achtergrondgeluiden niet kunt vermijden, laat het de kandidaat dan weten en bied van tevoren je excuses aan. 

Deze acties helpen je om een band op te bouwen met de kandidaat en potentiële zenuwen te verspreiden, wat het mogelijk maakt om beter te presteren in het sollicitatiegesprek.

3. De juiste vragen kiezen

De juiste mix van sollicitatievragen kan je helpen om een compleet beeld te krijgen van de kandidaat.

• Gedragsvragen: Dit zijn bijvoorbeeld vragen over ervaringen in het verleden in bepaalde werksituaties, zoals onenigheid of het tegenkomen van strakke deadlines. Je kunt beoordelen hoe de kandidaat op deze scenario's heeft gereageerd en daardoor is gegroeid. 

• Technische vragen: Deze vragen gaan over de expertise van de kandidaat met betrekking tot functiefuncties. Als ze bijvoorbeeld solliciteren naar een boekhoudkundige functie, kun je ze vragen naar hun bekendheid met de boekhoudkundige software die je bedrijf gebruikt.

• Situatievragen: Dit zijn open vragen over hoe de kandidaat zou reageren op een theoretisch scenario, zoals hoe om te gaan met een strakke deadline en beperkte middelen voor een project. 

Je kunt deze competenties ook afzonderlijk beoordelen tijdens meerdere sollicitatiegesprekken.

4. Bereid de kandidaat voor

Nadat je je hebt voorgesteld, vertel je de kandidaat wat hij of zij kan verwachten tijdens het sollicitatiegesprek. Je kunt beschrijven:

• De interviewstructuur (maar niet de vragen)

• De geschatte duur van het sollicitatiegesprek

• Een korte opfrissing over de rol

• Overige huishoudelijke taken

Dit voegt structuur toe aan het sollicitatiegesprek, niet alleen voor de kandidaat, maar ook voor jou. Dit zorgt dat je op tijd op het juiste spoor blijft en je concentreert op het afvinken van de vakjes die je nodig hebt.

5. Vervolgvragen stellen

Sollicitatiegesprekken werken het beste als ze op een natuurlijke manier verlopen als een gesprek. Je hebt misschien een aantal kernvragen opgeschreven die je wilt stellen, maar je hoeft je niet per se strikt aan het script te houden. 

Als een antwoord je intrigeert of interesseert, graaf er dan dieper in en creëer een meer organische interactie. Hierdoor voelt het sollicitatiegesprek meer als een gesprek en minder als een stilzwijgend, formeel verhoor.

6. Gedetailleerde aantekeningen maken

Aantekeningen helpen je aspecten van het sollicitatiegesprek te onthouden die verder gaan dan je eerste indrukken.

Vertel de kandidaat aan het begin dat je aantekeningen gaat maken en verduidelijk dat je gewoon hun antwoorden opschrijft om ze te onthouden, niet om ze te beoordelen of te 'tarieven'. Dit vermindert je afhankelijkheid van geheugen, dat gevoelig kan zijn voor vooroordelen.

De kandidaat kan het maken van aantekeningen ook waarderen. Het laat ze zien dat je opvang geeft aan hun antwoorden en goed luistert naar wat ze zeggen.

7. Geef duidelijke informatie over de functie

De kandidaat heeft het bedrijfsspiel misschien al ontvangen in de vacature en tijdens het screeningsgesprek, maar dit is je kans om een volledig duidelijk beeld te schetsen.

Geef ze duidelijke informatie over je afdeling, niet alleen over de bredere organisatie. Behandel enkele prestaties en adresseer alles wat de kandidaat misschien nog niet weet. 

Praat ook dieper in op de functie waarop ze solliciteren. Vacatures gaan vaak over taken en verantwoordelijkheden met een brede waaier, dus splits op wat je precies zoekt en wat precies hun prioriteiten zullen zijn.

8. Sta open voor vragen

Een van de hoofdzonden van een sollicitatiegesprek is dat je de kandidaat niet toestaat om zelf vragen te stellen, dus zorg dat je hier aan het eind tijd voor maakt. Je kunt de kandidaat ook uitnodigen om vragen te stellen.

Vragen geven je sollicitanten niet alleen informatie, maar ook de kans om te laten zien wat ze weten over je bedrijf en de functie.

9. Het sollicitatiegesprek in zijn geheel afmaken, ongeacht de pasvorm van de kandidaat

Soms kan het pijnlijk en direct duidelijk zijn dat de kandidaat gewoon niet goed past bij de functie of het bedrijf. Je moet het sollicitatiegesprek sowieso afmaken, want het afkappen is onbeleefd en onprofessioneel. Bovendien kun je iets missen dat uiteindelijk van gedachten verandert.

10. Volgende stappen aanbieden

Sollicitatiegesprekken zijn natuurlijk maar een onderdeel van het werving. Voordat je het sollicitatiegesprek afsluit, moet je eerst laten weten wat er verder gaat gebeuren.

Als er een test is, laat ze dan weten wanneer ze deze krijgen. Als er nog een sollicitatiegesprek is, zeg dan dat hun werving contact opneemt om een tijd en datum te boeken. Topkandidaten wachten niet eeuwig, dus zorg dat ze volledig op de hoogte blijven.

Als het duidelijk is dat de kandidaat niet geschikt is, is het beter om dit na het sollicitatiegesprek te laten weten in plaats van tijdens het sollicitatiegesprek. Zo heb je meer tijd om ervoor te zorgen dat je de juiste beslissing neemt. Wat je ook doet, doe geen beloftes en bedenk je dan – en ‘spook’ de kandidaat zeker niet. Dit is enorm onprofessioneel en kan je reputatie als werkgever aantasten.

Tips voor sollicitatiegesprekken

Naast de hierboven beschreven best practices zijn er een paar etiquettetips waarmee je een sterke indruk achterlaat bij een sollicitant:

Kleed je gepast

Kleed je op een manier die is afgestemd op jouw bedrijf en cultuur. Dit hoeft niet te betekenen zakelijke kleding zoals een pak en stropdas (tenzij dit natuurlijk geschikt is voor uw bedrijf), maar het moet professioneel zijn.

Als het sollicitatiegesprek via video plaatsvindt, is een algemene vuistregel om geen kleding te dragen die je niet op kantoor zou dragen.

Op tijd beginnen en eindigen

Kandidaten hebben vaak veel verantwoordelijkheden, zoals die met betrekking tot school, hun gezin of hun huidige baan.

Probeer deze tijd te respecteren door een paar minuten te vroeg klaar te zijn en het sollicitatiegesprek niet uit te breiden tot na het tijdsbestek dat je ze aanvankelijk hebt gegeven. Als je merkt dat je vaak overreden wordt, overweeg dan om je sollicitatiegesprekken iets langer te maken (45 minuten in plaats van 30).

Evenwicht tussen vriendelijkheid en professionaliteit

Wees vriendelijk en probeer contact te leggen over iets basics om het ijs te breken. Bespreek je privéleven echter niet te veel, want dit kan afleidend werken en ervoor zorgen dat het sollicitatiegesprek langer duurt dan het sollicitatiegesprek.

Vermijd tijdens het sollicitatiegesprek onderbrekingen van de kandidaat en zorg ervoor dat er oogcontact is. Houd je toon en houding positief. 

Wat zijn de beste vragen om te stellen tijdens een sollicitatiegesprek?

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is er geen vaste lijst met vragen waaraan je je tijdens een sollicitatiegesprek moet houden. Als je je concentreert op verouderde, clichématige query's, kan het proces star en stagnerend zijn, waardoor jullie allebei koud blijven.

Richt je in plaats daarvan op het stellen van vragen waar je het antwoord op wilt weten (zolang ze legaal zijn) - en maak ze zo breed of specifiek als je nodig hebt.

Zorg er echter wel voor dat je je vragen afstemt op het niveau van de ervaring. "Geef me een voorbeeld van een tijd waarin je goed hebt gewerkt in een team" kan bijvoorbeeld een geldige vraag zijn voor een kandidaat op instapniveau, maar iemand met meer dan 10 jaar ervaring kan zich een beetje overweldigd voelen bij zo'n basisvraag.

Natuurlijk zijn sommige vragen niet te vermijden en kunnen ze veel over je kandidaat vertellen, ongeacht waar in zijn carrière hij of zij zich bevindt. Deze omvatten:

Waarom wil je hier werken?

Dit is een goede vraag omdat het zowel de motivatie van de kandidaat als het kennisniveau over je bedrijf onthult.

Dit maakt het veel gemakkelijker om te bepalen of ze cultureel wel of niet goed passen.

Hoe zou jij omgaan met x, y of z?

Vraag niet naar eerdere situaties en ervaringen, maar hoe de kandidaat een bestaand klein probleem bij jouw bedrijf zou aanpakken. Dit kan een echt probleem zijn, of een hypothetisch.

Zelfs als je het niet eens bent met de aanpak die de kandidaat voorstelt, zal het antwoord je veel inzicht geven in zijn probleemoplossende vermogen. Het zal ook hun kennis en expertise laten zien - en mogelijk zelfs hun potentieel.

Waarom zeg je je huidige baan op?

Deze vraag is geweldig, omdat het een waardevol inzicht geeft in het karakter, de motivatie en de doelen van de kandidaat.

Als je bedrijf bijvoorbeeld groter is dan het huidige bedrijf van de kandidaat, kan dit suggereren dat ze ambitieus zijn en willen groeien. Of het kan betekenen dat ze je als een andere opstap zien. Tegelijkertijd kan het je helpen om onderscheid te maken tussen sollicitanten die gewoon op zoek zijn naar een verandering van hun huidige functie en mensen die echt gemotiveerd zijn om voor je te werken. 

Wat moet je NIET vragen in een sollicitatiegesprek

Vragen over beschermde kenmerken, gezin, secundaire arbeidsvoorwaarden en verlof worden in de meeste landen als discriminerend (of potentieel discriminerend) gezien. De kandidaat kan juridische stappen ondernemen als hij of zij hiernaar vraagt. 

Zelfs als ze legaal zijn, kunnen ongepaste vragen je kandidaat nog steeds ongemakkelijk maken en ervoor zorgen dat je toptalent misloopt.

Als algemene regel geldt dat je geen vragen moet stellen over de volgende onderwerpen:

Beschermde kenmerken

Stel geen vragen over ras, religie, etniciteit, afkomst of seksuele geaardheid (bijvoorbeeld 'Welke religie praktiseer je?' of 'Waar kom je oorspronkelijk vandaan?'). Deze kunnen dienen als bewijs van de intentie om te discrimineren op basis van deze kenmerken. 

Gezinsplannen en -structuur

Vragen over persoonlijke pakketten, zoals 'Ben je van plan om binnenkort een gezin te stichten?' of 'Heb je kinderen?' kunnen onschuldig lijken. Maar dit soort vragen kunnen ook als discriminerend worden ervaren. 

Als je bijvoorbeeld vraagt of de kandidaat van plan is om binnenkort kinderen te krijgen, betekent dat mogelijke discriminatie op grond van het feit dat de kandidaat verlof om gezinsredenen nodig heeft, zelfs als dat niet je bedoeling is.

Vereisten voor secundaire arbeidsvoorwaarden

Voor alle duidelijkheid: je kunt en moet het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket van je bedrijf op de markt brengen. Pas echter op dat je niet te gedetailleerd ingaat op secundaire arbeidsvoorwaarden.

Vraag de kandidaat bijvoorbeeld niet of hij een bepaald soort verzekering nodig heeft. Hierdoor kun je gevoelige en vertrouwelijke gezondheidsinformatie te weten lead, zoals informatie over arbeidsongeschiktheid. Het kan ook lijken als een meer indirecte manier om te vragen naar het familie pakket en de structuur van de kandidaat.

Gebruik niet-specifieke taal bij het uitleggen van secundaire arbeidsvoorwaarden om te vermijden dat je iets suggereert dat mogelijk relevant is voor de gezondheidsstatus van een kandidaat.

'We bieden onze werknemers gezondheid, gebit en visie' is bijvoorbeeld breed en niet-specifiek. Vermijd vragen als: 'Heb je een levens verzekering nodig?', omdat je per ongeluk iets te weten kunt komen over de gezondheidsstatus van de kandidaat.

Dit geldt ook voor ziekteverlof.

Werven met Remote

Hoe effectiever je sollicitatietechniek, hoe groter de kans dat je toptalent vindt en overtuigt.

Maar, zoals gezegd, sollicitatiegesprekken zijn slechts een deel van het werving. Remote stelt je in staat om al je medewerkers op één platform te werven, onboarden, betalen en beheren - waar ter wereld ze zich ook bevinden.

Om meer te weten te komen over hoe we al je HR- en recruitmentbehoeften kunnen stroomlijnen op één eenvoudig platform, chat vandaag nog met een van onze vriendelijke experts.

Begin met werven met Remote, de nieuwe standaard in wereldwijde HR

Maak een account aan met G2's hoogst gewaardeerde multi-country payroll software en begin binnen enkele minuten met het onboarden van je eerste werknemers.

Begin nuPlan een demo