Meilleures pratiques en matière d'entretien : Un guide complet pour les employeurs

Les candidats sérieux consacrent du temps à se renseigner sur votre entreprise et à préparer leur entretien. Cependant, un processus d'entretien médiocre peut vous amener à négliger des candidats qualifiés, voire pire, à les pousser vers vos concurrents. 

Il est donc essentiel de poser les bonnes questions tout en optimisant l'expérience du candidat lors de l'entretien.

Dans cet article, nous passerons en revue certaines des meilleures pratiques pour mener un entretien efficace et examinerons de près certains des éléments à éviter. Allons-y sans plus attendre.

Meilleures pratiques pour mener un entretien efficace

Un entretien d'embauche efficace vous garantit de tirer le meilleur parti du temps passé avec vos candidats et vous permet d'obtenir les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision d'embauche.

Afin de rendre vos entretiens plus efficaces, voici quelques bonnes pratiques et procédures à suivre :

1. Préparez-vous de manière adéquate

Si vous lisez le CV du candidat pour la première fois pendant l'entretien, cela ne fera pas la meilleure impression. Veuillez passer en revue l'expérience et le parcours de votre candidat à l'avance et effectuer des recherches supplémentaires si nécessaire. 

Une préparation solide vous aide à vous concentrer sur des points précis et à poser de meilleures questions. Cela laisse également une bonne première impression de votre part, ce qui rend le candidat plus susceptible de vouloir travailler pour vous.

N'oubliez pas : vous n'évaluez pas seulement le candidat, il vous évalue également. S'ils ont pris le temps et fait l'effort de se préparer, ils attendront la même chose de votre part.

2. Créez un environnement propice à l'entretien

Créez un environnement dans lequel le candidat se sent à l'aise et capable de se présenter sous son meilleur jour. Après tout, un entretien de qualité doit être une conversation, et non un interrogatoire.

Si vous recevez un candidat chez vous, choisissez un endroit calme, privé et accueillant. Veuillez leur proposer de l'eau ou du café et commencez par une conversation légère afin de briser la glace. 

Si l'entretien se déroule par vidéoconférence, adoptez la même approche. Vous et le candidat devez activer vos caméras afin de minimiser la gêne et de pouvoir lire le langage corporel de l'autre.

Vérifiez que le candidat peut vous entendre et vous voir clairement, et assurez-vous que votre connexion Internet est stable. Veillez également à ce que l'environnement soit calme ; il n'est pas recommandé, par exemple, de mener un entretien dans un café bondé ou dans un train en mouvement. S'il est impossible d'éviter certains bruits de fond, veuillez en informer le candidat à l'avance et vous excuser. 

Ces actions vous aident à établir une connexion avec le candidat et à dissiper son éventuelle nervosité, ce qui favorise sa performance lors de l'entretien.

3. Choisissez les bonnes questions

Une combinaison adéquate de questions d'entretien peut vous aider à obtenir une image complète du candidat. Elle peut inclure :

• Questions comportementales : Il peut s'agir de questions sur des expériences passées dans certaines situations professionnelles, telles que des désaccords ou des délais serrés. Vous pouvez évaluer la manière dont le candidat a réagi à ces scénarios et s'est amélioré grâce à cette expérience. 

• Questions techniques : Ces questions portent toutes sur l'expertise du candidat en matière de fonctions professionnelles. Par exemple, s'ils postulent pour un poste en comptabilité, vous pourriez leur demander s'ils connaissent bien les logiciels de comptabilité utilisés par votre entreprise.

• Questions de situation : Il s'agit de questions ouvertes sur la manière dont le candidat réagirait à un scénario théorique, par exemple comment il gérerait un délai serré et des ressources limitées pour un projet. 

Vous pouvez également évaluer ces compétences séparément au cours de plusieurs entretiens.

4. Préparez le candidat

Une fois les présentations faites, informez le candidat du déroulement de l'entretien. Vous pouvez décrire :

• La structure de l'entretien (mais pas les questions)

• La durée estimée de l'entretien

• Rappel succinct du rôle

• Toute autre tâche ménagère

Cela permet de structurer l'entretien, non seulement pour le candidat, mais également pour vous. Cela vous aide à respecter votre planning et à vous concentrer sur les tâches à accomplir.

5. Posez des questions complémentaires.

Les entretiens sont plus efficaces lorsqu'ils se déroulent naturellement, comme une conversation. Vous avez peut-être noté quelques questions essentielles que vous souhaitez poser, mais vous n'êtes pas obligé de vous en tenir strictement à votre script. 

Si une réponse vous intrigue ou vous intéresse, approfondissez-la et créez une interaction plus naturelle. Cela rend l'entretien plus proche d'une conversation et moins d'un interrogatoire formel et guindé.

6. Veuillez prendre des notes détaillées.

Les notes vous aident à vous souvenir des aspects de l'entretien qui vont au-delà de vos premières impressions.

Au début, informez le candidat que vous prendrez des notes et précisez que vous notez simplement ses réponses pour vous en souvenir, et non pour le juger ou lui attribuer un « taux ». Cela réduit votre dépendance à la mémoire, qui peut être sujette à des biais.

Le candidat pourrait également apprécier la prise de notes. Cela leur montre que vous vous intéressez à leurs réponses et que vous écoutez attentivement ce qu'ils disent.

7. Fournissez des informations claires sur le rôle.

Le candidat a peut-être déjà reçu le discours commercial dans l'offre d'emploi et lors de l'entretien de présélection, mais c'est l'occasion pour vous de brosser un tableau très clair.

Fournissez-leur des informations claires sur votre service, et pas seulement sur l'organisation dans son ensemble. Couvrez certaines réalisations et abordez tout ce que le candidat pourrait ne pas encore savoir. 

Discutez également plus en détail du poste auquel ils postulent. Les offres d'emploi décrivent souvent les tâches et les responsabilités de manière générale. Définissez donc précisément ce que vous recherchez et quelles seront exactement leurs priorités.

8. Soyez ouvert aux questions

L'une des erreurs à ne pas commettre lors d'un entretien est de ne pas permettre au candidat de poser ses propres questions. Veillez donc à prévoir du temps à la fin de l'entretien pour cela. Vous pouvez également inviter le candidat à poser des questions au fur et à mesure.

En plus de fournir des informations, les questions permettent à vos candidats de montrer ce qu'ils savent de votre entreprise et du poste.

9. Veuillez terminer l'entretien dans son intégralité, quelle que soit l'adéquation du candidat.

Parfois, il peut être douloureux et immédiatement évident que le candidat ne correspond tout simplement pas au poste ou à l'entreprise. Vous devriez tout de même terminer l'entretien, car l'interrompre serait impoli et peu professionnel. De plus, vous pourriez manquer quelque chose qui finirait par vous faire changer d'avis.

10. Veuillez indiquer les prochaines étapes.

Les entretiens ne constituent bien entendu qu'une partie du processus de recrutement. Avant de conclure l'entretien, veuillez informer le candidat de la suite du processus.

S'il y a un examen, veuillez informer les étudiants de la date à laquelle ils le passeront. S'il y a un autre entretien, informez-les que leur contact pour le recrutement les contactera pour fixer une date et une heure. Les meilleurs candidats n'attendent pas indéfiniment, veuillez donc vous assurer qu'ils sont tenus informés de l'avancement du processus.

S'il est évident que le candidat ne correspond pas au profil recherché, il est préférable de le lui faire savoir après l'entretien plutôt que pendant celui-ci. Cela vous laisse plus de temps pour garantir que vous prenez la bonne décision. Quoi que vous fassiez, ne faites pas de promesses que vous ne tiendrez pas et, surtout, ne « disparaissez » pas sans donner suite au candidat. Ce comportement est extrêmement peu professionnel et peut nuire à votre réputation en tant qu'employeur.

Conseils pour réussir un entretien d'embauche

En plus des meilleures pratiques décrites ci-dessus, voici quelques conseils de savoir-vivre qui vous aideront à faire bonne impression auprès d'un candidat :

Habillez-vous de manière appropriée.

Habillez-vous de manière conforme à votre entreprise et à sa culture. Cela ne signifie pas nécessairement une tenue professionnelle telle qu'un costume-cravate (à moins que cela ne soit approprié dans votre entreprise), mais elle doit être professionnelle.

Si l'entretien se déroule par vidéo, la règle générale est d'éviter de porter des vêtements que vous ne porteriez pas au bureau.

Veuillez commencer et terminer à l'heure.

Les candidats ont souvent de nombreuses responsabilités, notamment liées à leurs études, à leur famille ou à leur emploi actuel.

Veuillez respecter cet horaire en vous présentant quelques minutes à l'avance et en veillant à ne pas prolonger l'entretien au-delà du temps initialement prévu. Si vous constatez que vous dépassez souvent le temps imparti, envisagez de prolonger légèrement vos entretiens (par exemple, 45 minutes au lieu de 30).

Équilibre entre convivialité et professionnalisme

Soyez aimable et essayez d'établir un lien sur un sujet simple pour briser la glace. Cependant, évitez de trop parler de votre vie privée, car cela pourrait distraire votre interlocuteur et faire dépasser le temps imparti à l'entretien.

Pendant l'entretien, évitez d'interrompre le candidat et veillez à maintenir un contact visuel. Maintenez un ton et une attitude positifs. 

Quelles sont les meilleures questions à poser lors d'un entretien ?

Contrairement à ce que l'on croit souvent, il n'existe pas de liste de questions à respecter lors d'un entretien. En réalité, se concentrer sur des questions obsolètes et clichées peut rendre le processus rigide et stagnant, vous laissant tous deux indifférents.

Concentrez-vous plutôt sur les questions auxquelles vous souhaitez obtenir une réponse (à condition qu'elles soient légales) et formulez-les de manière aussi générale ou précise que nécessaire.

Veillez toutefois à adapter vos questions au niveau d'expérience du candidat. Par exemple, « Donnez-moi un exemple d'une situation où vous avez bien travaillé en équipe » peut être une question valable pour un candidat débutant, mais quelqu'un qui a plus de 10 ans d'expérience pourrait se sentir un peu déçu par une question aussi basique.

Bien entendu, certaines questions sont inévitables et peuvent en dire long sur votre candidat, quel que soit son niveau de carrière. Il s'agit notamment des éléments suivants :

Pourquoi souhaitez-vous travailler ici ?

C'est une excellente question, car elle révèle à la fois la motivation du candidat et son niveau de connaissance de votre entreprise.

Cela permet de déterminer plus facilement s'ils correspondent ou non à la culture de l'entreprise.

Comment réagiriez-vous face à x, y ou z ?

Au lieu de poser des questions sur des situations et des expériences passées, demandez au candidat comment il aborderait un petit problème existant dans votre entreprise. Cela peut être un problème réel ou hypothétique.

Même si vous n'êtes pas d'accord avec la ligne de conduite suggérée par le candidat, sa réponse vous donnera un excellent aperçu de ses capacités à résoudre des problèmes. Cela démontrera également leur niveau de connaissances et d'expertise, voire leur potentiel.

Pourquoi quittez-vous votre emploi actuel ?

Cette question est excellente, car elle fournit des informations précieuses sur la personnalité, la motivation et les objectifs du candidat.

Par exemple, si votre entreprise est plus grande que celle où travaille actuellement le candidat, cela peut indiquer qu'il est ambitieux et qu'il souhaite évoluer, ou bien qu'il vous considère comme un simple tremplin. Par ailleurs, cela peut vous aider à distinguer les candidats qui cherchent simplement à changer de poste de ceux qui sont réellement motivés pour travailler pour vous. 

Ce qu'il ne faut PAS demander lors d'un entretien

Les questions relatives aux caractéristiques protégées, à la famille, aux avantages sociaux et aux congés sont toutes considérées comme discriminatoires (ou potentiellement discriminatoires) dans la plupart des pays. Vous pourriez faire l'objet de poursuites judiciaires de la part du candidat pour avoir posé ces questions. 

Même si elles sont légales, les questions inappropriées peuvent mettre votre candidat mal à l'aise et vous faire perdre les meilleurs talents.

En règle générale, évitez de poser des questions sur les sujets suivants :

Caractéristiques protégées

Veuillez vous abstenir de poser des questions relatives à la race, la religion, l'origine ethnique, la nationalité ou l'orientation sexuelle (par exemple, « Quelle est votre religion ? » ou « D'où êtes-vous originaire ? »). Ces éléments peuvent servir de preuve d'une intention de discrimination fondée sur ces caractéristiques. 

Plans et structure familiaux

Les questions sur les projets personnels, telles que « Envisagez-vous de fonder une famille prochainement ? » ou « Avez-vous des enfants ? » peuvent sembler anodines. Cependant, ce type de questions peut également être perçu comme discriminatoire. 

Par exemple, demander au candidat s'il prévoit d'avoir des enfants prochainement implique une discrimination potentielle au motif qu'il aura besoin d'un congé familial, même si ce n'est pas votre intention.

Conditions requises pour bénéficier des avantages

Pour être clair, vous pouvez, et vous devriez, mettre en avant les avantages sociaux offerts par votre entreprise. Cependant, veillez à ne pas entrer dans les détails lorsque vous évoquez les avantages.

Par exemple, ne demandez pas au candidat s'il a besoin d'un type d'assurance particulier. Cela peut vous amener à prendre connaissance de renseignements sensibles et confidentiels sur la santé, tels que des informations relatives à une invalidité. Cela peut également constituer une manière plus indirecte de s'informer sur les projets et la structure familiale du candidat.

Utilisez un langage non spécifique lorsque vous expliquez les avantages afin d'éviter toute allusion pouvant être liée à l'état de santé d'un candidat.

Par exemple, « Nous offrons une assurance maladie, dentaire et optique à nos employés » est une affirmation vague et non spécifique. Évitez de poser des questions telles que « Aurez-vous besoin d'une assurance vie ? », car vous pourriez involontairement obtenir des informations sur l'état de santé du candidat.

Cela s'applique également aux congés de maladie.

Recrutement à distance

Plus votre technique d'entretien est efficace, plus vous avez de chances de trouver et de convaincre les meilleurs talents de rejoindre votre entreprise.

Cependant, comme mentionné précédemment, les entretiens ne constituent qu'une partie du processus de recrutement. Remote vous permet de recruter, d'embaucher, de payer et de gérer vos collabor embaucher, intégrer, rémunérer et gérer tous vos employés sur une seule plateforme, où qu'ils se trouvent dans le monde.

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